Whistleblowing - oznamování o možném protiprávním jednání v rozporu s pravidly OEZ/Siemens

Společnost OEZ/Siemens zavedla vnitřní oznamovací systém podle zákona č. 171/2023 S. o ochraně oznamovatelů.

Příslušné osoby, které přijímají oznámení, jsou: Kateřina Týmlová, Zdeněk Meister.

Můžete nás kontaktovat:

• e-mailem: oznamto.cz@siemens.com;
• telefonicky: +420 603 595 906, +420 731 437 191, v úřední hodiny: Po - Čt, 10 - 15 hod.;
• poštou na doručovací adresu: Siemensova 1, 155 00 Praha 13 - Stodůlky;
• po předchozí dohodě osobně v kanceláři příslušné osoby: Siemensova 1, 155 00 Praha 13 - Stodůlky, v úřední hodiny: Po - Čt, 10 - 15 hod.

Při podání oznámení je potřeba uvádět identifikační údaje jako je jméno, příjmení a datum narození či jiný identifikátor k ověření totožnosti (např. Siemens GID). OEZ/Siemens přijímá i anonymní oznámení. V případě anonymních oznámení není možné poskytnout ochranu před odvetnými opatřeními. Příslušné osoby určené pro přijetí a vyřízení oznámení mají povinnost mlčenlivosti.

Společnost OEZ/Siemens nevylučuje přijímání oznámení od osob, které pro společnost OEZ/Siemens nevykonávaly práci či jinou obdobnou činnost.

Oznámení je možné učinit i prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti ČR.

Pro oznámení, která nespadají do působnosti Zákona o ochraně oznamovatelů, můžete i nadále využívat systém Tell Us.

Poučení o vědomě nepravdivém oznámení
Fyzické osobě, která podá vědomě nepravdivé oznámení, nenáleží ochrana před odvetnými opatřeními. Oznamovatel se dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé oznámení.

Ano. OEZ/Siemens provozuje celopodnikový, transparentní, veřejně dostupný a standardizovaný proces pro vyřizování podnětů, který je plně přístupný. Ke stížnostem a oznámením zaměstnanců a třetích stran bude přistupováno rovnocenně a budou vyřizovány stejným způsobem, v rozsahu možném a povoleném zákonem.

Všichni. Postup pro podávání stížností a oznámení je otevřen všem zaměstnancům společnosti OEZ/Siemens, externím osobám a dalším subjektům.

Všechny oznámení učiněné v dobré víře, včetně důvodných podezření, o skutečných či domnělých porušeních zákona nebo interních předpisů společnosti OEZ/Siemens, včetně těch, které se týkají lidských práv a environmentálních rizik nebo povinností. Podezření může být zaměřeno na jednotlivé zaměstnance společnosti OEZ/Siemens, společnost OEZ/Siemens nebo dodavatele OEZ/Siemens.

OEZ/Siemens má různé kanály pro podávání stížností nebo oznámení.

Podněty lze podávat prostřednictvím linky "Tell Us" 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Písemně nebo telefonicky - pokud si přejete zůstat v anonymitě, nemusíte uvádět své jméno.

Linka "Tell Us" je k dispozici v mnoha jazycích (v češtině prozatím bohužel ne) a je spravována nezávislým provozovatelem. Data jsou uložena na chráněných serverech v Německu. Obsah stížností a oznámení zpracovává výhradně společnost Siemens.

K dispozici je také externí ombudsmanka. Ombudsmanka je nezávislá právnička mimo společnost OEZ/Siemens, na kterou se můžete důvěrně a anonymně obrátit.

Kontakt na ombudsmanku:

Advokátka Dr. Sybille von Coelln
Kanzlei „HEUKING ∙ VON COELLN Rechtsanwälte“
Telefon: +49 211 44 03 57 79
​​​​​​​Mail: siemens-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Pokud dáváte přednost přímému kontaktu na někoho ve společnosti OEZ/Siemens, neváhejte se obrátit na kteréhokoli z našich Compliance Officerů. Můžete také kontaktovat další zaměstnance oddělení Legal a Compliance, manažery, zaměstnance oddělení P&O, zástupce zaměstnanců, nebo Chief Compliance Officera.

Veškeré podněty, bez ohledu na to, jak byly podány, jsou vyřizovány oddělením Compliance Investigations and Regulatory (LC CO IR), které slouží jako centrální Kancelář pro oznámení. Kancelář pro oznámení je přímo podřízena Chief Compliance Officerovi, který má přístup k představenstvu a dozorčí radě společnosti Siemens AG. Zaměstnanci Kanceláře pro oznámení podléhají zvláštní povinnosti mlčenlivosti, jsou nestranní a mají potřebné odborné znalosti pro profesionální vyřizování podnětů.

Společnost vás může kontaktovat, pokud budou potřebovat další informace, a v některých případech může německý zákon o náležité péči v dodavatelském řetězci (LkSG) vyžadovat, abychom s vámi vaši stížnost projednali. To samozřejmě funguje pouze v případě, kdy na vás máme kontakt.

Všechny podněty mohou být podány anonymně a společnosti OEZ/Siemens věnuje velkou péči tomu, aby vás jako oznamovatele chránila a zajistila, že s vaším podnětem bude zacházeno důvěrně. Důvěrné informace mohou být zveřejněny pouze v potřebných případech a pokud to povoluje zákon. Tyto zásady platí bez ohledu na použitý oznamovací kanál.

Do sedmi dnů od obdržení vašeho podnětu vám společnost OEZ/Siemens zašle potvrzení o přijetí. 

Všechny podněty bereme vážně. Kancelář pro oznámení přezkoumá každý podnět, aby posoudila, zda je k dispozici dostatek informací pro zpracování záležitosti. Kancelář pro oznámení vás může kontaktovat pro získání dalších informací.

Záleží: Po tom co Kancelář pro oznámení přezkoumá váš podnět, může ho předat věcně odpovědnému internímu oddělení nebo příslušnému orgánu pro další šetření. Nebo může Kancelář pro oznámení sama provést šetření. Pokud je nezbytné zahájit interní vyšetřování, je vydán vyšetřovací mandát.

Během šetření Kancelář pro oznámení přezkoumá relevantní dokumenty, vyslechne svědky a dotčené osoby a v případě potřeby shromáždí a analyzuje elektronická data.

Vyšetřování je zakončeno shrnutím výsledků šetření v závěrečné zprávě, která je interně distribuována relevantním osobám. Zpráva může obsahovat doporučení na disciplinární opatření nebo jiná nápravná opatření, včetně řízení rizik a interních procesních opatření.

Do tří měsíců od potvrzení oznámení, bez ohledu na to, zda bylo šetření dokončeno, pokud je to možné a pokud to vyžaduje zákon, a za předpokladu, že není narušeno vyšetřování nebo osobní práva, bude oznamovateli poskytnuta zpětná vazba o plánovaných nebo již přijatých opatření.

Ano. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na interním vyšetřování, musí dodržovat určitá pravidla jednání, včetně:

• Oznamovatelé musí být chráněni! Ani jména ani další detaily nesmí být neoprávněně zveřejněny.
• Vyšetřování musí být spravedlivé a prováděné s respektem. Veškerá fakta musí být hodnocena objektivně a svědomitě.
• Dodržování zásady presumpce neviny a práva být vyslechnut.
• S údaji a informacemi musí být zacházeno důvěrně, na základě principu “need to know” a v souladu s právními požadavky.
• Jakýkoli potenciální nebo skutečný střet zájmů kterékoliv osoby zapojené do interního šetření, musí být nahlášen a případ bude předán jinému zaměstnanci. 

OEZ/Siemens netoleruje žádná odvetná opatření vůči oznamovatelům!

Osoby, které v dobré víře podaly stížnost nebo oznámení budou plně chráněny. Pokud se domníváte, že vůči vám nebo komukoli jinému byla učiněna odvetná opatření nebo s vámi bylo jakýmkoli způsobem odlišně zacházeno za podání stížnosti nebo oznámení, měli byste okamžitě informovat naši společnost prostřednictvím kteréhokoli kanálu pro oznamování (nejlépe prostřednictvím linky "Tell Us").

Zabýváme se všemi věrohodnými obviněními z odvetných opatření nebo špatného zacházení. Za odvetná opatření vůči oznamovateli budou uloženy přísné postihy.

Důležité: Ombudsmanka není součástí vnitřního oznamovacího systému dle Zákona č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů.

Advokátka Dr. Sybille von Coelln
Kanzlei „HEUKING ∙ VON COELLN Rechtsanwälte“
Telefon: +49 211 44 03 57 79
​​​​​​​Mail: siemens-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Jedná se o povinně publikovaný dokument podle německého Zákona o náležité péči v dodavatelském řetězci (LkSG) v původním nepřekládaném znění.

Rules of Procedure for Complains (en)